1. Kto je správkyňou údajov
Správkyňou je Kristína Tyrlíková, fyzická osoba a organizátorka projektu Women in AI Prague. Pre otázky a žiadosti týkajúce sa súkromia napíš na womeninaiprague@gmail.com. Poštová adresa zatiaľ nie je v tomto preview uvedená a je otvorenou otázkou právnej validácie.
2. Aké údaje spracúvame a na čo
- Návšteva webu: technické údaje, consent voľba a po analytickom súhlase pseudonymné údaje o používaní webu. Účelom je bezpečná prevádzka a dobrovoľná analytika.
- Eventová registrácia: meno, e-mail, jazyk, event, čas a zdroj registrácie, potvrdenie oboznámenia sa s pravidlami. Účelom je rezervácia miesta, organizačná komunikácia, bezpečnosť a evidencia účasti.
- Dobrovoľné eventové údaje: rola, skúsenosť, odvetvie, networkingová odpoveď, opis používania AI. Účelom je príprava eventu a networkingu; tieto údaje zostávajú v eventovom Sheete.
- Check-in: stav a čas príchodu, identifikátor obsluhy a prevádzková no-photo voľba zaznamenaná na mieste. Účelom je eventová prevádzka a súhrnná štatistika.
- Feedback: odpovede, voľný text a podľa odkazu aj prepojenie s registráciou. Účelom je zlepšovanie eventov. Testimonial zverejníme iba pri samostatnom súhlase.
- Newsletter: e-mail, meno, jazyk, verzia a čas súhlasu. Dobrovoľné profilové odpovede slúžia na relevantnejší komunitný obsah.
- Fotografie: zábery z eventu a prevádzková no-photo voľba zaznamenaná pri check-ine. Identifikovateľné fotografie detí štandardne nezverejňujeme.
- Komunikácia: obsah e-mailu a kontaktné údaje potrebné na vybavenie otázky alebo žiadosti.
3. Právne tituly
Nevyhnutnú registráciu a eventovú komunikáciu predbežne opierame o kroky pred poskytnutím bezplatnej služby a jej poskytnutie podľa čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR. Bezpečnosť webu a nevyhnutná prevádzka môžu vychádzať z oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f. Newsletter, analytika, testimonialy a konkrétne fotografické použitie sú založené na súhlase podľa čl. 6 ods. 1 písm. a. Presný titul pre bezplatnú registráciu, networking a skupinové fotografie je právny predpoklad, ktorý treba potvrdiť pred produkciou.
4. Príjemcovia, spracovatelia a prenosy
Niektorí poskytovatelia môžu spracúvať údaje mimo EHP. V takom prípade sa používajú mechanizmy uvedené v ich zmluvných podmienkach, napríklad rozhodnutie o primeranosti alebo štandardné zmluvné doložky. Aktuálnosť DPA a prenosového mechanizmu sa kontroluje v privacy review packu.
- Netlify: hosting, serverless funkcie, bezpečnostné a technické logy.
- MailerLite: eventová a newsletterová e-mailová komunikácia. Pri evente dostane iba meno, e-mail, jazyk, eventovú skupinu a nevyhnutné komunikačné údaje.
- Google Workspace a Google Sheets: neverejná evidencia registrácií, check-inu, eventových odpovedí a feedbacku.
- Google Analytics 4: iba po analytics súhlase; meranie návštevnosti bez vlastného user ID.
- Microsoft Clarity: iba po analytics súhlase a iba na povolených verejných trasách; formuláre sú maskované.
- Fotograf alebo prevádzkový partner eventu: iba nevyhnutné informácie a pravidlá v rozsahu potrebnom pre event.
5. Ako dlho údaje uchovávame
- no-photo prevádzková voľba: 30 dní po evente
- check-in timestamp a údaj o obsluhe: 3 mesiace
- networkingové a profilové odpovede a identifikovaný feedback: 6 mesiacov
- základná registrácia: 12 mesiacov
- newsletterový kontakt: do odvolania alebo 24 mesiacov od posledného výslovného potvrdenia
- minimálny dôkaz newsletterového súhlasu alebo odhlásenia: 3 roky
- uzatvorená kontaktná komunikácia: 12 mesiacov
- technické logy: najviac 90 dní, ak to Netlify umožňuje
- eventové fotografie: 3 roky s každoročnou kontrolou; dlhšie iba pri odôvodnenom ďalšom použití
- skutočne anonymizované agregáty: bez časového obmedzenia
6. Tvoje práva
Môžeš požiadať o prístup, opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania alebo prenosnosť, namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a kedykoľvek odvolať súhlas. Napíš na womeninaiprague@gmail.com, uveď, čo žiadaš, a adresu, ktorej sa žiadosť týka. Pred vybavením môžeme primerane overiť totožnosť. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred odvolaním.
7. Sťažnosť a kontakt na dozorný úrad
Ak sa domnievaš, že údaje spracúvame nesprávne, ozvi sa najprv na privacy e-mail. Máš tiež právo podať sťažnosť českému Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.gov.cz, uoou.gov.cz.
8. Automatizované rozhodovanie a bezpečnosť
Nevykonávame rozhodovanie, ktoré by malo voči tebe právne alebo podobne významné účinky. Prístup k eventovým údajom obmedzujeme na osoby, ktoré ich potrebujú pre prevádzku. Citlivé údaje ani údaje o iných osobách nevkladaj do voľných textov.